Traitements liés aux correspondances du SDIS 54
Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de Meurthe-et-Moselle en tant qu’établissement public administratif et responsable de traitement a l’obligation de traiter les correspondances en lien avec ses attributions, notamment liées à ses missions de service public mais également dans le cadre de ses relations employeur/agent/SPV, recruteur/candidat et avec les différents prestataires.
Le SDIS 54 est garant des modalités liées aux correspondances selon leur nature et liées à la protection des données conservées par l’établissement.
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Données personnelles |
Finalité |
Base légale |
Sous-traitance |
Destinataire |
Durée de conservation |
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Données d’identification : nom, prénom
Données géographiques : adresse postale
Données de contact : courriel, téléphone
Données relatives à la demande : motifs
Pièces jointes à la demande : justificatifs à l’appui de la demande de type carte nationale d’identité
Données de connexion : identifiant, MDP, horodatage
Données particulières : santé, NIR ou autres |
Assurer le suivi des correspondances en lien avec les interventions et manifestations |
Mission de service public Article L 1424-2 CGCT (Code générale des colléctivités territoriales)
Articles L 110-1 à 115-1 CRPA (Code des relations entre le public et l'administration) |
Sarl Women & Men (Site WEB du SDIS 54, page « contacts ») |
Agents et SPV du SDIS 54
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2 ans pour les attestations d’intervention
10 ans pour les sinistres
30 ans pour les litiges
5 ans pour les manifestations
Article R114-9-7 CRPA
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Assurer le suivi des correspondances liées à l’activité en service, au lien de subordination et à la relation hiérarchique
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Obligation légale
Définie dans le code général de la fonction publique et le code de la sécurité intérieur
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Sarl Women & Men (Site WEB du SDIS 54, page « contacts »)
Adullact (candidature) |
5 ans pour les candidatures et le recrutement d’apprentis
5 ans pour les stages et formations extérieurs
Durée nécessaire aux traitements des données et aux recours éventuels (différent selon la nature de la prestation et du cadre légal)
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Assurer le suivi des correspondances dans le cadre de la relation avec des prestataires liés à l’activité en service
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Contrat ou précontrat
Dans le cadre d’un marché public ou non
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Sarl Women & Men (Site WEB du SDIS 54, page « contacts »)
Plateforme Choruspro.gouv (finances exclusivement)
Plateforme marchés publics
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Durée nécessaire aux traitements des données et aux recours éventuels (différent selon la nature de la prestation et du cadre légal) |
Traitements liés aux archives
Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de Meurthe-et-Moselle dans le cadre de son activité opérationnelle organise les modalités de conservation des documents liés aux archives publiques. Ces dernières sont consultables par les autorités habilitées dans le cadre de leur mission de contrôle, mais également pour l’instruction des contentieux et des sinistres.
« Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. » (Article L211-4 du code du patrimoine)
« Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. (…)» (extrait du site https://www.cada.fr/administration/archives-publiques article L 300-2 CRPA).
Les archives publiques sont conservées selon la nature du document pour une durée de conservation définies soit dans l’instruction ministérielle liée aux archives des SDIS du 31 décembre 2005, soit selon les dispositions légales ou réglementaires en vigueur (se rapporter aux fiches de traitement correspondantes).
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Données personnelles |
Finalité |
Base légale |
Sous-traitance |
Destinataire |
Durée de conservation |
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Données d’identification : nom, prénom
Données professionnelles : service, fonction
Données de connexion : adresse IP, ID et MDP
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Satisfaire à l’obligation d’archivage des documents publics (durée d’utilité administrative)
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Obligation légale |
Mail store (maintenance) |
Service concerné
Autorité de contrôle sur requête
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Selon les durées et modalités définies dans l’instruction ministérielle DPACI/RES/2005/ 19 du 31 décembre 2005 NOR/MCC/M/05/79103/C https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/DPACI_RES_2005_019
Tableau de tri des archives Service départemental d’incendie et de secours (SDIS) de Meurthe-et-Moselle Outil d’aide à l’archivage réalisé par les archives départementales de Meurthe-et-Moselle en partenariat avec le service départemental d’incendie et de secours de Meurthe-et-Moselle Application du livre II du Code du patrimoine relatif aux archives et de l’article R.1421-14 du Code général des collectivités territoriales
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Traitements liés aux contentieux et aux sinistres
Le service juridique du Service Départemental d’Incendie et de Secours de Meurthe-et-Moselle instruit les contentieux et les sinistres liés aux activités opérationnelles de l’établissement public.
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Données personnelles |
Finalité |
Base légale |
Sous-traitance |
Destinataire |
Durée de conservation |
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Données d’identification : nom, prénom, date de naissance
Données de contact : adresse, téléphone, courriel
Données socio-économiques : situation familiale, indemnisation
Données professionnelles : matricule, grade, fonction
Données relatives aux infractions
Données relatives aux dommages corporels
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Gérer les contentieux : -Instruction du dossier -Présentation du dossier -Suivi de la procédure -Clôture du dossier
Gérer les sinistres : -Vérification des données collectées pour l'imputabilité -Réponse aux demandeurs |
Obligation légale |
N/A |
Service juridique
Assureur
Entités de contrôle |
10 ans pour les contentieux
Pour les sinistres : 30 ans si dommages corporels 10 ans sans dommages corporels |